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ソロエルアリーナの承認機能 ～備品購入フローの改善～
アスクル正規販売店 株式会社アイコム
2020年11月17日 更新日：2020年11月17日
ソロエルアリーナを使って購買統制を図りたい場合に、最も利用されているのが承認機能となります。現場担当者が購入するものを管理者がチェックする事は企業としては当然のことです。従来、購入申請書類を作成して上司の捺印をもらってから購入するというワークフローが多かったかと思います。しかし、上司が出張で不在にしており承認がもらえない。リモートワークによる物理的な制約。注文する際に商品や数量を間違ってしまった。承認後に申請書を紛失してしまった等のトラブルを経験された方は少なくないと思います。
ソロエルアリーナの承認機能を利用すれば、発注者が商品をカートに入れて承認申請ボタンを押せば、承認者にメールが送信され、承認者はオンラインで承認作業が行えます。上司が不在の緊急時にも対応できるように最初から代理承認者を設定しておくことで、スムーズな承認フローを構築することも可能です。
弊社では承認機能を設定する事をお勧めしております。誰かに見られているという意識だけでも注文する側はムダな購買を抑制しようとする意識が働くため、自然とコスト削減に繋がると考えています。
ソロエルアリーナの承認機能について、詳しく説明いたします。
- 物品購入申請書
承認ワークフローの設定
「承認ワークフロー」では、ご注文の内容が特定の条件に該当した場合、自動的に注文制御を行います。制御の手順は次の様に設定します。
- ご注文がどの条件に当てはまるかの条件設定を行います
- どのように制御するかの動作設定します
- 承認を行う場合には、誰がどの順番で承認するかの承認経路を設定します
また、承認者がスムーズに承認作業を行う為に、承認者宛のメール送信について幾つか設定を行います。
メール送信の設定
| 承認依頼メール | 送る / 送らない | 承認申請時、承認者に承認依頼通知メールを送信します。 |
| リプライメール | 送る / 送らない | 承認完了時、申請者に加え、承認者にメールを送信します。 |
| リマインド設定 | 利用する / 利用しない | 承認申請後、設定日数を経過しても承認者が処理を行わない場合、確認のメールを申請者・承認者に送信します。 |
承認設定の事例
1
すべての注文に対して承認作業を行う
ソロエルアリーナの承認機能を利用するお客様で最も多い設定は、全ての注文に対して承認作業を行うケースです。この場合には承認条件として「注文合計金額（税込）が設定金額を超える場合」を利用します。なお、承認者は、発注部門の上長や本社総務担当者などが行うことが一般的ですが企業様のご都合に合わせて承認者を設定できます。
全ての注文に対して本社総務担当者が承認を行う場合
一般的に総務以外の全部門に対して次の様な設定を行います。総務部門は自分で申請して自分で承認する事なるため、承認作業を割愛する企業様が多いです。
承認ワークフローの設定内容
| 承認条件 | 注文合計金額（税込）が0円を超える場合 |
| 動作 | 承認者の承認を受ける |
| 承認経路 | 本社決済（第1承認：総務担当者） |
2
注文合計金額と商品価格を組み合わせる場合
次に2つ以上の承認ルールを組み合わせる設定をご紹介します。
注文合計金額が3万円以上は課長決裁、または単品の商品価格が1万円以上で課長決裁が必要
このような場合には、次の2つの承認ルールを設定します。ポイントは２つのルールのAND条件でなく、OR条件となる事です。つまりどちらか一方でも該当した際にその承認ルールが動作します。
承認ルールA
| 承認条件 | 注文合計金額（税込）が29,999円を超える場合 |
| 動作 | 承認者の承認を受ける |
| 承認経路 | 課長決裁（第1承認：課長） |
承認ルールB
| 承認条件 | 商品価格（税込）が9,999円を超える場合 |
| 動作 | 承認者の承認を受ける |
| 承認経路 | 課長決裁（第1承認：課長） |
3
注文金額に応じて承認ルールを自動変更する
次に注文合計金額に応じて承認のハードルが上がっていく設定例を紹介します。
注文合計金額が1万円以上は課長決裁、3万円以上は部長決裁、10万円以上は購入不可
このような場合には、次の３つの承認ルールを設定する事で承認機能の自動化が可能となります。
承認ルールA
| 承認条件 | 注文合計金額（税込）が9,999円を超える場合 |
| 動作 | 承認者の承認を受ける |
| 承認経路 | 課長決裁（第1承認：課長） |
承認ルールB
| 承認条件 | 注文合計金額（税込）が29,999円を超える場合 |
| 動作 | 承認者の承認を受ける |
| 承認経路 | 部長決裁（第1承認：課長、第2承認：部長） |
承認ルールC
| 承認条件 | 注文合計金額（税込）が99,999円を超える場合 |
| 動作 | 購買不可 |
| 承認経路 | なし |
4
グループの誰かが承認すればよい場合
承認者が出張や休暇などで承認作業ができないと困るような場合には、承認グループという機能を利用します。
承認グループに複数の承認者を登録しておき、誰か一人が承認すれば良いという環境を作っておくことで柔軟な対応が可能となります。
全ての注文について本社承認が必要。承認作業はＡ氏、Ｂ氏、Ｃ氏の誰かが行えばよい。
事例1を参考に設定を変更すると次のようになります。
承認ルール
| 承認条件 | 注文合計金額（税込）が0円を超える場合 |
| 動作 | 承認者の承認を受ける |
| 承認経路 | 本社決済（第1承認：本社承認グループ（担当者A氏、B氏、C氏） |
まとめ
承認機能を活用する場合にはメンテナンス性も考慮して設計する事が重要です。
組織改編のたびに承認者を変更する様な場合には、承認者の負担を低減する様な工夫が必要となってきます。
弊社（アイコム）では、弊社のお客様に対して、個々のお客様の体制や運用に合わせた設定のご提案をはじめ、設定代行（無償）、メンテナンスのお手伝いをさせて頂いております。ソロエルアリーナをフルに活用して購買のしくみを構築・向上させたい場合にはご相談ください。
